Ticari defterler artık elektronik ortamda tutulacak

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (“Tebliğ”), 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girmek üzere, 14 Şubat 2025 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.

Tebliğ ile bazı ticaret şirketleri bakımından pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defterinin (“Ticari Defterler”) elektronik ortamda tutulması zorunluluğu getirilmiştir. Bu kapsamda,

• 1 Ocak 2026 tarihi itibariyle kuruluşu ticareti siciline tescil edilen şirketler, ve
• Bankalar, sigorta şirketleri, Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ve anonim şirket şeklinde kurulmuş holdingler dahil olmak üzere, kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi olan şirketler

Ticari Defterler’ini elektronik ortamda tutmak zorundadır. Bu kapsam dışında kalan şirketler ise, ihtiyari olarak Ticari Defterler’inin tamamını elektronik ortamda tutabileceklerdir.

Ticari Defterler, Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulacak sistemde (“Sistem”) tutulacaktır. Tebliğ’de Sistem’e geçişe ilişkin farklı uygulama kuralları bulunmaktadır:

• Kuruluşundan itibaren Ticari Defterler’ini elektronik ortamda tutma zorunluluğu olan şirketlere ait Ticari Defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile eş zamanlı olarak Sistem’de oluşturularak aktif hale getirilecektir.
• Ticari Defterler’ini fiziki olarak tutarken elektronik ortamda tutma zorunluluğu kapsamına giren şirketlerin yükümlülüğün doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun düzenlenen bir karar ile notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekmektedir.
• Tebliğ kapsamına girmeyen ancak Ticari Defterler’ini elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin Sistem’e geçiş yapılmak istenen hesap dönemi içerisinde, Tebliğ ekinde yer alan örneğe uygun düzenlenen bir karar almaları ve bu karar ile notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekmektedir.

Şirketlerin, Ticari Defterler’in Sistem’de aktif hale getirilmesini takiben pay defteri kayıtlarının Sistem’e aktarılması ve Sistem’de yer alan kayıtların güncellenmesi, yönetim / müdürler kurulu kararları ile genel kurul toplantı tutanaklarının Sistem’e yüklenmesi gibi Ticari Defterler’in elektronik ortamda tutulmasına yönelik işlemleri yapmak üzere bir veya daha fazla Sistem kullanıcısı tanımlamaları gerekmektedir. Sistem kullanıcısının yönetim / müdürler kurulu üyesi olmayan üçüncü kişiler arasından belirlenmesi ve notere veya ticaret siciline yapılacak bir başvuru ile her zaman değiştirilmesi mümkündür. Sistem kullanıcısının Türk vatandaşı olması zorunluluğu da bulunmayıp yabancı ülke vatandaşlarının da pasaport veya yabancı kimlik numaraları ile Sistem kullanıcısı olarak tanımlanmaları mümkündür.

Elektronik ortamda tutulacak defterler için açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.